PERSONALIA

MANAJEMEN PERSONALIA

1. DEFINISI MANAJEMEN PERSONALIA
   
   
   Menurut Prof. Edwin B. Filippo, manajemen personalia adalah “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat “.¹)
   Menurut T. Hani Handoko, manajer personalia adalah “seorang manajer dan sebagai manajer harus melaksanakan fungsi-fungsi dasar manajemen tanpa memperdulikan apapun hakekat fungsi operasional”. ²)
   Dalam bentuk kerangka, definisi tersebut akan tampak sebagai berikut:
   1.Fungsi-fungsi manajemen
   a.Perencanaan (planning)
   b.Pengorganisasian (organizing)
   c.Pengarahan (directing)
   d. Pengendalian (Controlling)
   2.Fungsi-fungsi operasional
   a.Pengadaan tenaga Kerja (procurement)
   b.Pengembangan (development)
   c.Kompensasi
   d.Integrasi
   e.Pemeliharaan (maintenance)
   f.Pemutusan hubungan kerja (separation)
   Penjelasan singkat atas bagian-bagian dari definisi ini sebagai berikut:
   Perencanaan (Planning)
   Perencanaan berarti penentuan program personalia yang akan membantu tercapainya sasaran yang telah disusun untuk perusahaan itu. Dengan kata lain proses penentuan akan melibatkan partisipasi aktif dan kesadaran penuh dari Manajer personalia, dengan keahliannya dalam bidang sumber daya manusia.
   Pengorganisasian (organizing)
   Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan, personalia, dan faktor-faktor fisik.
   Apabila serangkaian tindakan telah ditentukan, organisasi harus disusun untuk melaksanakannya.
   Pengarahan (directing)
   Fungsi sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (pemberian perintah).
   Pengendalian (controlling)
   Pengendalian adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan agar sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan analisis terhadap sasaran dasar organisasi.
   Pengadaan tenaga kerja (procurement)
   Fungsi operasional dari manajemen personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi, dan penempatan . Penentuan sumber daya manusia yang diperlukan harus bersandar pada tugas-tugas yang tercantum pada rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya.
   Pengembangan (development)
   Pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang tepat. Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena perubahan-perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, tugas manajemen yang semakin rumit.
   Kompensasi (compensation)
   Fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi.
   Integrasi (integration)
   Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat, dan organisasi. Definisi ini berpijak atas dasar kepercayaan bahwa masyarakat kita terdapat tumpang tindih kepentingan yang cukup berarti.
   Pemeliharaan (maintenance)
   Pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan kesehatan serta keselamatan kerja.
   Pemutusan Hubungan Kerja (separation)
   Jika fungsi pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah logis bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.

   ---

   
   
   Pengaruh penerimaan tenaga kerja terhadap produktivitas
   Atas dasar pengertian kemampuan dari tenaga kerja yang terkait
   dengan keahlian seseorang di bidangnya (profesional) dalam menyelesaikan pekerjaan, maka manajemen personalia sebagai departemen yang bertugas dalam penerimaan (rekruitmen) tenaga kerja berperan penting dalam menjalankan prosedural yang berlaku, prosedur penerimaan tenaga kerja adalah bagian dari berbagai sistem yang mempengaruhi produktivitas perusahaan sehingga kecermatan dan ketelitian dalam pengambilan keputusan untuk menerima tenaga kerja dapat baru dapat dipertanggungjawabkan.
   Menurut manajemen PT -: “Profesionalisme adalah orang yang dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan benar”. ¹⁴)
   Sedangkan menurut Stanley D. Nollen: “Perubahan nilai-nilai perorangan angkatan kerja bermanfaat untuk peningkatan tenaga kerja.” ¹⁵)
   
   

   Bagaimana Menjadi Seorang Personalia yang Profesional

   
   

   Secara garis besar, untuk menjadi seorang personalia yang profesional harus melakukan hal-hal berikut:
   Atur Tugas & Tanggung Jawab Personalia
   Buat Pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian Unit Personalia
   Buat Flow Process Administrasi seluruh kegiatan Personalia
   – Proses & Prosedur Rekrutmen : searching, interview, test and selection.
   – Remuneration Management : Struktur dan Skala Gaji, Basic Salary, Allowance, Incentive & Overtime.
   – System Penilaian Kinerja Karyawan
   – Seluruh Perizinan Ketenaga Kerjaan
   – Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK
   – Handling karyawan Tetap, Kontrak & Harian serta PKL
   – Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya
   – Training & Evaluasi
   – Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan
   – Benefit & Fasilitas Lainnya
   System Penyediaan Data Karyawan, Surat-surat serta Form Administrasi kegiatan personalia
   Buat dan pastikan System Dokumentasinya yang Efektif
   Buat System pelaporan Seluruh Kegiatan Personalia
   
   PERSONALIA / HUMAN RESOURCE MANAGEMEN (HRM)
   

   
   

   Berdirinya perusahaan menimbulkan kegiatan untuk menunjang keberhasilan. Adapun fungsi perusahaan dibagi menjadi empat dan tergambar dibawah yaitu:

   1. Personalia.

   2. Pembelanjaan.

   3. Produksi.

   4. Pemasaran.

   
   

   

   
   

   Gambar 1. Hubungan antara manajemen  dengan bagian-bagiannya.

   
   

   Manajemen personalia adalah sub bidang dari manajemen umum yang menspesialisasi kan pada sumber daya manusia/perilaku manusia berhubungan dengan kegiatan persh.

    fungsi bagian dari manajemen yang berkaitan dengan manusia khususnya bagaimana menjalin kerjasama dalam mengembangkan dan menumbuhkan  kebijaksana an dalam mempengaruhi orang-orang dalam organisasi maupun membantu para pimpinan  untuk mengelola sumberdaya manusia yang dimiliki perusahaan.

   
   

   Manajemen personalia sekarang diganti dengan istilah manajemen sumberdaya manusia (SDM).             Jadi dalam manajemen SDM, kegiatan-kegiatannya merupakan penjabaran dari kegiatan fungsi manajemen personalia seperti penarikan tenaga kerja, pengembangan tenaga kerja, pelatihan dan trainning pegawai dan sebagainya.

   Manajemen personalia menurut Flippo adalah sebagai berikut:

   Adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pen­gawasan dari pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, peme­liharaan dan pemutusan hubungan kerja karyawan untuk mencapai tujuan karyawan, perusahaan, organisasi atau masyarakat.

   Dapat disimpulkan bahwa manajemen personalia terbagi menjadi tiga aspek utama yaitu:

   
   

   1. Fungsi manajerial dari manajemen personalia atau pelaksanaan fungsi manajemen umum terhadap SDM :

   a. Perencanaan.

   b. Pengorganisasian.

   c. Pengarahan.

   d. Pengawasan.

   2. Fungsi operasional dari manajemen personalia terdiri dari:

   a. Fungsi pengadaan.

   b. Fungsi pengembangan.

   c. Fungsi kompensasi.

   d. Fungsi integrasi.

   e. Fungsi pemeliharaan.

   3. Peranan manajemen personalia adalah mengintegrasikan tujuan perseorangan,

       perusahaan maupun masyarakat.

   
   

   

   
   

   Gambar 2. Fungsi manajerial dan operasional dalam mencapai tujuan perusahaan secara terpadu dari berbagai kepentingan.

   
   

   1. Fungsi Manajerial Manajemen Personalia

   Fungsi manajerial selalu ada dalam tiap manajer atau pimpinan baik manajer secara umum, manajer divisi, kepala bagian, penyelia atau pimpinan kelompok khusus ( spesialisasi ). Oleh karena itu manajer personalia adalah manajer yang mau tidak mau juga harus menjalankan fungsi-fungsi manajerial yaitu perencanaan, pengor­ganisasian, pengarahan dan pengawasan.

   Perencanaan dari manajer personalia ditetapkan dengan jalan Menentukan program  untuk membantu proses pencapaian tujuan dengan me­libatkan partisipasi secara aktif dari manajer personalia dalam bidang SDM.

   Pengorganisasian merupakan fungsi kelanjutan kegiatan yang harus di­laksanakan setelah manajer personalia menetapkan program yang disusun. Fungsi ini menyangkut pemilihan tenaga kerja yang telah diseleksi untuk ditempatkan sesuai dengan pekerjaan maupun tingkat keahliannya. Dengan adanya manajer personalia, di anggap lebih ahli dalam masalah sumberdaya manusia mengakibatkan dia sering dimintai saran oleh manajer bagian lain jika ada masalah dengan karyawannya.

   Pengarahan merupakan fungsi manajer personalia dalam mengarahkan karya­wan untuk bekerja secara sukarela dengan efektif dan efisien demi keberhasilan peru­sahaan yang sudah dimasukkan ke dalam perencanaannya.

   Pengawasan merupakan fungsi manajerial dari manajer personalia untuk melakukan  koreksi dan perbaikan­ kalau terjadi penyimpangan dalam melaksanakan program yang ditetapkan melalui analisa jabatan, spesifikasi jabatan atau deskripsi jabatannya.

   
   

   2. Fungsi Operasional Manajemen Personalia

           2.a. Pengadaan Karyawan (Procurement).

   Pengadaan karyawan berhubungan erat dengan kegiatan penarikan tenaga kerja, seleksi dan penempatan tenaga kerja sesuai keahliannya. Penarikan tenaga kerja di sini tidak hanya mencari jumlah tenaga kerja saja tetapi juga, memperoleh tenaga kerja yang tepat untuk tiap jenis pekerjaan yang ada di perusahaan.

   Untuk memperoleh tenaga kerja harus dilihat dulu dari mana akan dipakai, karena pada dasarnya sumber tenaga kerja dapat dibagi 2 :

   1.      Sumber ekstemal : penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan dalam mengisi

         jabatan.  - Lembaga pendidikan. - Depnaker. - Pasar tenaga kerja.

   2.  Sumber internal adalah penarikan tenaga kerja dari dalam perusahaan. Biasanya lewat promosi jabatan, dari karyawan yang memang mempunyai keahlian dalam bidang tertentu yang dibutuhkan perusahaan.

   
   

   Untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang diperlukan perusahaan dapat menggunakan analisa beban kerja dan analisis tenaga kerja hingga dapat  menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Dari analisis beban kerja, dan akan diketahui berapa sebenarnya jumlah jam kerja orang yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu dalam waktu tertentu. Dengan tahu jumlah jam kerja tiap karyawan maka dapat diten­tukan jumlah tenaga kerja untuk menjaga kontinuitas jalannya operasi kegiatan perusahaan secara normal.

   Agar kualitas karyawan yang akan ditempatkan benar sesuai, seharusnyalah mengetahui informasi yang ber­hubungan dengan jabatan atau pekerjaaan yang kosong tersebut, karena pasti dibutuhkan persyaratan-persyaratan tertentu pula.

   Kegiatan penentuan kualitas yang diperlukan suatu jabatan ada 3 macam yaitu:

   
   

   1. Job Analysis.

   Merupakan kegiatan untuk meneliti dan mengumpulkan informasi mengenai jenis kegiatan yang akan dilakukan, tempat, lingkungan yang diperlukan dan alasan pekerjaan tersebut dilakukan dan bagaimana melaksanakan pekerjaan tersebut. Penelitian ini akan menghasilkan spesifikasi jabatan dan deskripsi jabatan.

   2. Job Specification. (spesifikasi jabatan).

   Spesifikasi jabatan adalah uraian mengenai batas persyaratan minimum pegawai yang dapat menduduki jabatan tertentu agar bekerja efektif dan efisien.

   3. Job Description. (deskripsi jabatan)

   Adalah uraian mengenai hak dan kewajiban seseorang pada jabatan tertentu.

   Setelah itu maka perusahaan akan melakukan proses penarikan tenaga kerja, menurut Edwin B Flippo dalam buku "Principles of Personal Management," ada 7 unsur ke­giatan harus dilakukan dalam penarikan dan pemilihan tenaga kerja yaitu:

   
   

   1. Wawancara pendahuluan ( Initial or preliminary interview ).

   2. Pengisian blangko ( Aplication blank or blanks ).

   3. Pemeriksaan referensi ( Check of references ).

   4. Test psikologi ( Psychological Test ).

   5. Wawancara ( Employment interview ).

   6. Persetujuan supervisor ( Approval by the supervisor ).

   7. Pemeriksaan kesehatan fisik ( Physical Examination ).

   
   

   Yang perlu dilakukan perusahaan setelah tenaga kerja lulus dan diterima sebagai karyawan baru maka perusahaan harus memperkenalkan lingkungan perusahaan :

   1. Sejarah perusahaan.

   2. Produk yang dihasilkan.

   3. Kondisi kerja.

   4. Upah atau gaji.

   5. Program kesehatan dan pelayanan.

   6. Teman pekerjaan.

   7. Alat-alat yang digunakan.

   8. Tujuan pelaksanaan kegiatan.

   
   

   2.b. Pengembangan Tenaga Kerja.

   Bertujuan meningkatkan keahlian dan ke­trampilan melalui pendidikan dan latihan. Hal ini karena karyawan baru yang diterima perusahaan jarang yang siap pakai, sehinggaperlu  latihan/trainning agar sesuai dengan jabatan yang mereka terima.

   Latihan dan trainning juga berhubungan erat dengan 3 kegiatan dalarn penarikan tenaga kerja yaitu analisa jabatan, spesifikasi jabatan dan deskripsi jabatan. Dengan tahu tugas, wewenang dan persyaratan keahlian minimal yang harus dimiliki karyawan disuatu jabatan, perusahaan menentukan latihan&trainning yg sesuai.

   
   

   Adapun latihan dan trainning dibedakan menjadi 2 macam:

   1. Metoda latihan untuk karyawan yang non manajerial, ada beberapa macam yaitu:

   a. Metoda dalam pekerjaan ( On The Job Method ) yaitu:

   - On The Job.

   - Apprentice Ship.

   b. Metoda di luar pekerjaan ( Off The ob Method )

   - Vestibule Shcool.

   - Kursus.

   2. Metoda latihan untuk karyawan manajerial juga dibagi 2:

   a. On The Job Method (Coaching, magang, tour of duty, penugasan di panitia,dll).

   
   

   b. Off The Job Method.(Simulasi, pertemuan khusus, latihan kepekaan, dll).

   
   

   Adapun manfaat yang diperoleh perusahaan dalam mengembangkan karyawan :

   - Dapat meningkatkan tingkat produktivitas tenaga kerja lebih besar lagi.

   - Dapat menciptakan suasana kerja yang bersemangat dan harmonis.

   - Meningkatkan stabilitas/fleksibelitas tenaga kerja dng hadirnya pekerja lain.          

   
   

   2.c. Kompensasi ( balas jasa )

   Adalah imbalan jasa yang diberikan kepada karyawan baik yang bersifat finansial maupun non finansial secara adil dan layak sesuai dengan sumbangan karyawan terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

   Dapat kita simpulkan kalau sistem balas jasa didasarkan dari segi finansialnya maka bisa berupa gaji atau upah. Gaji dan upah harus dibedakan karena gaji merupakan balas jasa yang diterima karyawan dalam jumlah yang relatif tetap baik berdasarkan mingguan, bulanan atau tahunan atas sumbangan jasa para profesional atau manajer atau karyawan administrasi. Sedangkan upah itu merupakan balas jasa dari perusahaan yang diterima oleh karyawan operasional atau buruh atas sumbangan jasa mereka yang dihitung berdasarkan tarif upah per jam atau per harian.

   Faktor yang mempengaruhi tingkat upah, diantaranya:

   1. Pasar tenaga kerja.

   2. Peraturan pemerintah.

   3. Adanya serikat butuh.

   4. Kemampuan membayar perusahaan.

   5. Situasi keuangan dan laba perusahaan.

   6. Dan sebagainya.

   Penentuan tingkat upah juga dipengaruhi juga sistem yang dipakai dalam memberikan upah kepada karyawan. Yang menurut Mair ada 4 sistem yaitu:

   1. Sistem upah menurut prestasi kerja.

   2. Sistem upah menurut lama kerja.

   3. Sistem upah menurut senioritas dinas.

   4. Sistem upah menurut kebutuhan.

   
   

   1. Sistem upah menurut prestasi kerja.

   Prestasi kerja di sini dinyatakan dengan berapa yang dihasilkan/upah perpotong. Dengan sistem upah semacam ini perusahaan dapat sekaligus mengukur prestasi karyawan karena semakin besar upah karyawan berarti semakin tinggi prcstasi kerjanya. Sistem ini dapat mendorong semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan cekatan, tetapi kurang mengutungkan bagi berusia lanjut dan sudah tidak cekatan lagi.

   2. Sistim upah menurut lama kerja

   Disebut sebagai upah waktu karena besarnya ditentukan oleh lamanya karyawan melaksanakan atau menyelesaikan suatu pekerjaan. Sistim ini dipakai jika jenis pekerjaannya sulit dinilai dalam unit atau potong.

   3. Sistim upah menurut senioritas/lama dinas.

   Didasarkan pada berapa lama masa kerja atau senioritas dalarn suatu organisasi perusahaan. Semakin lama karyawan bekerja diperusahaan maka semakin tinggi upahnya. Sistim ini untuk menarik loyalitas karyawan pada perusahaan agar tidak keluar dan akan berhasil dengan lebih baik lagi kalau dikombinasikan dengan sistim pcngupahan menurut prestasi kerja.

   4. Sistim upah menurut kebutuhan.

   Sistim ini didasarkan atas berapa besar kebutuhan karyawan dalam suatu organisasi perusahaan. Sistim ini sangat jarang dipakai(tidak umum digunakan).

   Dari ke empat sistim yang ada tersebut biasanya dilakukan kombinasi system, antara sistim 1dan 3 (sering digunakan dalam perusahaan-perusahaan).

   
   

   2.d. Integrasi Tenaga Kerja.

   Integrasi disini adalah penyesuaian antara perbeaan kepen­tingan perusahaan dengan karyawan scbagai individu agar bekerja sama secara harmonis.

   Pengintegrasian karyawan ini disamping mcnyangkut keselarasan antar berbagai kepentingan juga harus memperhatikan dan mcmpcrtimbangkan kcluhan karya­wan, sikap buruh, pemahaman perasaan mengcnai keikut scrtaan mereka dalam pengambilan keputusan. Jadi permasalahan diatas secara keseluruhan masuk dalam bidang Labour Relation dan Colective Bargaining. Labour Relation dan Colective Bargaining berkaitan dengan masalah perundingan pcrjanjian kerja ber­sarna, penafsirannya, pelaksanaannya dan penyelesaian keluhan-keluhan dari karyawan.

   
   

   2.e. Pemeliharaan Karyawan.

   Perneliharaan karyawan berkaitan erat dengan usaha-usaha untuk mempertahanl:an kontinuitas dari kondisi kcrja yang sudah efektif tersebut melalui kelima fungsi operasional dari manajemen personalia.

   Dua hal yang harus dipertahankan yaitu sikap positif karyawan terhadap tugas-tugas dan pokoknya melalaui proses komunikasi yang baik dalam organisasi dan mempertahankan kondisi fisik karyawan melalui program kesehatan dan keamanan.